Jobbeskrivelse
SUMMARY
AP/AR-specialisten udfører forskellige regnskabstransaktioner relateret til både debitorer og kreditorer, herunder men ikke begrænset til: afstemning af fakturaer, bogføring af betalinger, kommunikation med kunder og leverandører og hjælp til økonomiafdelingen med forberedelser til månedsafslutningen.
VÆSENTLIGE OPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER
- Opretter, reviderer og behandler store mængder fakturaer.
- Behandler alle A/R, A/P og Collections med fokus på A/R.
- Forbereder daglig afstemning af A/R til hovedbogen, udskrivning og afsendelse af fakturaer, undersøgelse af åbne poster og generering af inkassokorrespondance på forfaldne konti.
- Gennemgår etablerede kontrakter og bruger interne dokumenter til at verificere, registrere og behandle transaktioner.
- Vedligeholder nøjagtige og komplette optegnelser, herunder hovedbøger, journaler, fakturaer, kvitteringer og oplysninger om forsyninger og lagerbeholdning.
- Taler med sælgere og leverandører for at sikre, at opkrævninger er korrekte, og at betalinger modtages rettidigt.
- Kommunikerer med kunder for at diskutere kontostatus, opkrævninger eller uoverensstemmelser på en rettidig og høflig måde.
- Deltager i løbende uddannelsesmuligheder for at lære om branchens tendenser og udvikling, gældende finansiel lovgivning og virksomhedens politikker og procedurer.
- Fungerer som intern revisor for at evaluere forskellige programomkostninger.
- Forbereder leverandørregninger, der skal godkendes til betaling.
- Forbereder og understøtter arbejdet med forskellige omkostningsopgørelser og omkostningsrapporter.
- Følger behandlingsprotokollen inden for virksomhedens implementerede ERP-program.
- Arkiverer digitalt dokumenter i forbindelse med AR/AP i virksomhedens drevstruktur.
- Vedligeholder opdaterede finansielle kontaktoplysninger for kunder og leverandører.
- Sammenligner indkøbsordre, priser, vilkår og andre omkostninger for nøjagtighed
- Hjælp med at administrere skattedokumentation relateret til kunder og leverandører
- Fungerer som primær back-up for Sr. Accountant under fravær.
- Støtter virksomhedsprojekter, der kræver involvering af bogholderiet, f.eks. ERP-implementering.
- Overholder virksomhedens og afdelingens politikker, procedurer og processer. Følger de vedtagne procedurer for at rapportere ulykker, farer, hændelser eller usikre forhold til den nærmeste leder.
- Andre opgaver kan blive tildelt.
KVALIFIKATIONER
For at udføre dette job med succes skal personen være i stand til at udføre alle væsentlige opgaver tilfredsstillende. De krav, der er anført nedenfor, er repræsentative for den viden, de færdigheder og/eller de evner, der kræves. Der kan foretages rimelige tilpasninger for at gøre det muligt for personer med handicap at udføre de væsentlige funktioner.
UDDANNELSE og/eller ERFARING
Associates (A.A.) grad fra et akkrediteret college / universitet inden for forretning, regnskab, økonomi eller beslægtet område; med 2 års regnskabs- og økonomierfaring og / eller træning; eller tilsvarende kombination.
SPROGFÆRDIGHEDER
Evne til at læse, analysere og fortolke de mest almindelige dokumenter. Evne til at reagere effektivt på de mest følsomme forespørgsler eller klager. Evne til at skrive rutinemæssige rapporter og korrespondance. Fremragende kommunikationsevner (mundtligt og skriftligt). Praktiserer fremragende kundeservicefærdigheder med personale, kunder og leverandører.
MATEMATISKE FÆRDIGHEDER
Evne til at addere, subtrahere, multiplicere og dividere.
RÆSONNERINGSEVNE
Evne til at løse praktiske problemer og håndtere en række konkrete variabler i situationer, hvor der kun findes begrænset standardisering. Evne til at fortolke en række forskellige instruktioner, der gives skriftligt, mundtligt, i form af diagrammer eller skemaer. Udfører avancerede og komplicerede opgaver, der kræver betydelig handlefrihed/bedømmelse, selvstændig analyse og detaljeret kendskab til regnskabsprocedurer. Besvarer selvstændigt generel korrespondance, besvarer telefonopkald og håndterer forespørgsler og anmodninger. Har grundigt kendskab til alle produkter og tjenester. Skal have evnen til at opretholde et højt niveau af fortrolighed; stærke organisatoriske færdigheder og detaljeorienteret; gode opfølgningsevner; og evnen til at prioritere og arbejde effektivt. Evne til at betjene standard kontorudstyr (fax, kopimaskine, computere, printer). Evne til at interagere med offentligheden og personalet på en positiv og behagelig måde i telefonen og personligt. Evne til at arbejde selvstændigt og produktivt. Evne til at arbejde under pres. Ud over at være venlig, entusiastisk og have en positiv holdning.
COMPUTERFÆRDIGHEDER
For at udføre dette job med succes skal man have praktisk erfaring med MS Office Suite og e-mail. Ud over stærk erfaring med løn/HRIS og regnskabssystemer. Evne til at udføre 10-tast ved berøring.
FYSISKE KRAV
De fysiske krav, der er beskrevet heri, er repræsentative for dem, der skal opfyldes af medarbejderen for at udføre de væsentlige funktioner i dette job med succes. Der kan foretages rimelige tilpasninger for at gøre det muligt for personer med handicap at udføre de væsentlige funktioner. Under udførelsen af opgaverne i dette job skal medarbejderen regelmæssigt stå, gå og sidde. Finmotorik i hænder, håndled og fingre er påkrævet sammen med evnen til at modstå gentagne hånd-, håndleds- og fingerbevægelser. Evnen til at bruge hænderne til at manipulere fingre, håndtere eller føle er påkrævet. Medarbejderen skal kunne række ud med hænder og arme og kunne tale, se og høre. Medarbejderen skal måske bukke sig eller sidde på hug. Medarbejderen skal lejlighedsvis løfte og/eller flytte op til 25 pund.
ARBEJDSMILJØ
De arbejdsmiljøegenskaber, der er beskrevet heri, er repræsentative for dem, medarbejderen møder, når han eller hun udfører de væsentlige funktioner i dette job. Der kan foretages rimelige tilpasninger for at gøre det muligt for personer med handicap at udføre de væsentlige funktioner. Når medarbejderen udfører opgaverne i dette job, arbejder han/hun regelmæssigt i et kontormiljø. Støjniveauet i arbejdsmiljøet er moderat.