SUMMARY

Der AP/AR-Spezialist führt verschiedene Buchhaltungstransaktionen im Zusammenhang mit der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung durch, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Abgleich von Rechnungen, Verbuchung von Zahlungen, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten und Unterstützung der Finanzabteilung bei der Vorbereitung des Monatsabschlusses.

WESENTLICHE AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

• Erstellt, prüft und bearbeitet große Mengen von Rechnungen.
• Bearbeitet alle Ausgangs-, Eingangs- und Inkassofälle, wobei der Schwerpunkt auf dem Ausgang liegt.
• Bereitet den täglichen Abgleich der Kreditoren mit dem Hauptbuch vor, druckt und versendet Rechnungen, untersucht offene Posten und erstellt Inkassobriefe für überfällige Konten.
• Überprüft bestehende Verträge und verwendet interne Dokumente, um Transaktionen zu überprüfen, aufzuzeichnen und zu bearbeiten.
• Führt genaue und vollständige Aufzeichnungen, einschließlich Hauptbücher, Journale, Rechnungen, Quittungen und Informationen über Vorräte und Inventar.
• Spricht mit Verkäufern und Lieferanten, um sicherzustellen, dass die Gebühren korrekt sind und die Zahlungen rechtzeitig eingehen.
• Kommuniziert mit Kunden, um den Kontostand, Gebühren oder Unstimmigkeiten zeitnah und höflich zu besprechen.
• Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen, um sich über Branchentrends und -entwicklungen, aktuelle Finanzgesetze sowie Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu informieren.
• Handelt als interner Prüfer, um verschiedene Programmkosten zu bewerten.
• Bereitet Lieferantenrechnungen vor, die zur Zahlung freigegeben werden.
• Bereitet die Arbeit für verschiedene Kostenaufstellungen und Kostenberichte vor und unterstützt sie.
• Befolgt das Verarbeitungsprotokoll innerhalb des vom Unternehmen eingeführten ERP-Programms.
• Legt die mit AR/AP verbundenen Dokumente digital in der Laufwerksstruktur des Unternehmens ab.
• Er hält die finanziellen Kontaktinformationen für Kunden und Lieferanten auf dem neuesten Stand.
• Vergleicht Bestellung, Preise, Bedingungen und andere Kosten auf ihre Richtigkeit
• Unterstützung bei der Verwaltung der Steuerdokumentation in Bezug auf Kunden und Lieferanten
• Er fungiert als primäre Unterstützung des leitenden Buchhalters bei Abwesenheit.
• Unterstützung von Unternehmensprojekten, die eine Beteiligung der Buchhaltung erfordern, wie z. B. die ERP-Einführung.
• Hält sich an die unternehmensweiten und abteilungsspezifischen Richtlinien, Verfahren und Prozesse. Befolgt die festgelegten Verfahren, um Unfälle, Gefahren, Vorfälle oder unsichere Bedingungen dem unmittelbaren Vorgesetzten zu melden.
• Andere Aufgaben können zugewiesen werden

QUALIFIKATIONEN

Um diese Tätigkeit erfolgreich ausüben zu können, muss die betreffende Person in der Lage sein, alle wesentlichen Aufgaben zufriedenstellend zu erfüllen. Die unten aufgeführten Anforderungen sind repräsentativ für die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und/oder Fertigkeiten. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen die Ausübung der wesentlichen Aufgaben zu ermöglichen.

AUSBILDUNG und/oder ERFAHRUNG

Associates-Abschluss (A.A.) einer anerkannten Hochschule in den Bereichen Wirtschaft, Rechnungswesen, Finanzen oder einem verwandten Fachgebiet; mit 2 Jahren Erfahrung und/oder Ausbildung im Bereich Rechnungswesen und Finanzen; oder eine gleichwertige Kombination.

SPRACHKENNTNISSE

Fähigkeit, die meisten Standarddokumente zu lesen, zu analysieren und zu interpretieren. Fähigkeit, auch auf die heikelsten Anfragen oder Beschwerden wirksam zu reagieren. Fähigkeit, Routineberichte und -korrespondenz zu verfassen. Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (mündlich und schriftlich). Hervorragende Fähigkeiten im Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Verkäufern.

MATHEMATISCHE FÄHIGKEITEN

Fähigkeit zum Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren.

LOGISCHES DENKVERMÖGEN

Fähigkeit, praktische Probleme zu lösen und mit einer Vielzahl konkreter Variablen in Situationen umzugehen, in denen nur eine begrenzte Standardisierung besteht. Fähigkeit, eine Vielzahl von Anweisungen zu interpretieren, die schriftlich, mündlich, in Form von Diagrammen oder Plänen gegeben werden. Erledigung fortgeschrittener und komplizierter Aufgaben, die einen großen Ermessensspielraum, unabhängige Analysen und detaillierte Kenntnisse der Buchführungsverfahren erfordern. Beantwortet selbständig den allgemeinen Schriftverkehr, beantwortet Telefonanrufe und bearbeitet Anfragen und Anträge. Verfügt über gründliche Kenntnisse aller Produkte und Dienstleistungen. Muss in der Lage sein, ein hohes Maß an Vertraulichkeit zu wahren; ausgeprägtes Organisationstalent und Detailorientierung; gutes Durchhaltevermögen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und effektiv zu arbeiten. Fähigkeit zur Bedienung von Standard-Bürogeräten (Fax, Kopierer, Computer, Drucker). Fähigkeit, mit der Öffentlichkeit und dem Personal am Telefon und im persönlichen Gespräch auf positive und angenehme Weise umzugehen. Fähigkeit, selbständig und produktiv zu arbeiten. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten. Außerdem sollten Sie freundlich und enthusiastisch sein und eine positive Einstellung haben.

COMPUTERKENNTNISSE

Um diese Tätigkeit erfolgreich ausüben zu können, sollte der Bewerber praktische Erfahrung mit der MS Office Suite und E-Mail haben. Darüber hinaus sollten Sie Erfahrung mit Gehaltsabrechnungs-/HRIS- und Buchhaltungssystemen haben. Fähigkeit, die 10-Tasten-Tastatur zu bedienen.

KÖRPERLICHE ANFORDERUNGEN

Die hier beschriebenen körperlichen Anforderungen sind repräsentativ für die Anforderungen, die der Arbeitnehmer erfüllen muss, um die wesentlichen Funktionen dieser Stelle erfolgreich auszuführen. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen die Ausübung der wesentlichen Funktionen zu ermöglichen. Bei der Ausführung der Aufgaben dieser Stelle muss der Mitarbeiter regelmäßig stehen, gehen und sitzen. Die Feinmotorik der Hände, Handgelenke und Finger ist erforderlich, ebenso wie die Fähigkeit, wiederholte Hand-, Handgelenk- und Fingerbewegungen auszuhalten. Die Fähigkeit, die Hände zu benutzen, um Finger zu manipulieren, zu handhaben oder zu fühlen, ist erforderlich. Der Arbeitnehmer muss in der Lage sein, mit Händen und Armen zu greifen, zu sprechen, zu sehen und zu hören. Der Mitarbeiter muss sich möglicherweise bücken oder hocken. Der Mitarbeiter muss gelegentlich bis zu 25 Pfund heben und/oder bewegen.

ARBEITSUMFELD 

Die hier beschriebenen Merkmale der Arbeitsumgebung sind repräsentativ für diejenigen, denen der Mitarbeiter bei der Ausübung der wesentlichen Funktionen dieser Stelle begegnet. Angemessene Vorkehrungen können getroffen werden, um Menschen mit Behinderungen die Ausübung der wesentlichen Funktionen zu ermöglichen. Bei der Ausübung dieser Tätigkeit arbeitet der Angestellte regelmäßig in einer Büroumgebung. Der Lärmpegel in der Arbeitsumgebung ist moderat.