SOMMARIOY

La posizione di AP/AR Specialist esegue varie operazioni contabili relative sia ai crediti che ai debiti, tra cui, ma non solo: riconciliazione delle fatture, registrazione dei pagamenti, comunicazione con i clienti e i fornitori e assistenza al reparto finanziario nei preparativi per la chiusura di fine mese.

COMPITI E RESPONSABILITÀ ESSENZIALI

• Crea, controlla ed elabora volumi significativi di fatture.
• Gestisce tutti i processi A/R, A/P e le riscossioni con particolare attenzione agli A/R.
• Prepara la riconciliazione giornaliera di A/R con la contabilità generale, la stampa e l'invio di fatture, l'investigazione di partite aperte e la generazione di corrispondenza per la riscossione di conti scaduti.
• Esamina i contratti stabiliti e utilizza i documenti interni per verificare, registrare ed elaborare le transazioni.
• Mantiene registri accurati e completi, compresi libri contabili, diari, fatture, ricevute e informazioni relative a forniture e inventario.
• Parla con i venditori e i fornitori per assicurarsi che gli addebiti siano accurati e che i pagamenti siano ricevuti in modo tempestivo.
• Comunica con i clienti per discutere lo stato dei conti, gli addebiti o le discrepanze in modo tempestivo e cortese.
• Partecipa a opportunità di formazione continua per conoscere le tendenze e gli sviluppi del settore, la legislazione finanziaria vigente e le politiche e procedure aziendali.
• Agisce in qualità di revisore interno per valutare i costi di vari programmi.
• Prepara le fatture dei fornitori da autorizzare per il pagamento.
• Prepara e supporta il lavoro per vari rendiconti e relazioni sui costi.
• Segue il protocollo di elaborazione all'interno del programma ERP implementato dall'azienda.
• Archivia digitalmente i documenti associati ad AR/AP nella struttura drive dell'azienda.
• Mantiene informazioni aggiornate sui contatti finanziari di clienti e fornitori.
• Confronta l'ordine di acquisto, i prezzi, i termini e le altre spese per verificarne l'accuratezza.
• Assistenza nella gestione della documentazione fiscale relativa a clienti e fornitori
• Funge da supporto primario al contabile senior durante le assenze.
• Supporta i progetti aziendali che richiedono il coinvolgimento della contabilità, come l'implementazione dell'ERP.
• Rispetta le politiche, le procedure e i processi aziendali e di reparto. Segue le procedure adottate per segnalare incidenti, pericoli, inconvenienti o condizioni non sicure al supervisore diretto.
• Altri compiti eventualmente assegnati

QUALIFICAZIONI

Per svolgere con successo questo lavoro, l'individuo deve essere in grado di eseguire in modo soddisfacente ogni mansione essenziale. I requisiti elencati di seguito sono rappresentativi delle conoscenze, competenze e/o capacità richieste. Possono essere previste soluzioni ragionevoli per consentire ai disabili di svolgere le funzioni essenziali.

ISTRUZIONE e/o ESPERIENZA

Laurea associata (A.A.) conseguita presso un college/università accreditato in economia, contabilità, finanza o settore correlato; con 2 anni di esperienza e/o formazione in materia di contabilità e finanza; o combinazione equivalente.

COMPETENZE LINGUISTICHE

Capacità di leggere, analizzare e interpretare i documenti più comuni. Capacità di rispondere efficacemente alle richieste o ai reclami più delicati. Capacità di scrivere rapporti e corrispondenza di routine. Eccellenti capacità di comunicazione (verbale e scritta). Capacità di offrire un servizio clienti eccellente al personale, ai clienti e ai fornitori.

COMPETENZE MATEMATICHE

Capacità di sommare, sottrarre, moltiplicare e dividere.

CAPACITÀ DI RAGIONAMENTO

Capacità di risolvere problemi pratici e di gestire una varietà di variabili concrete in situazioni in cui esiste solo una standardizzazione limitata. Capacità di interpretare una varietà di istruzioni fornite in forma scritta, orale, diagramma o programma. Esegue compiti avanzati e complessi che richiedono una notevole libertà di giudizio, un'analisi indipendente e una conoscenza dettagliata delle procedure contabili. Risponde autonomamente alla corrispondenza generale, risponde alle telefonate e gestisce richieste e domande. Ha una conoscenza approfondita di tutti i prodotti e servizi. Deve possedere la capacità di mantenere un elevato livello di riservatezza; forti capacità organizzative e orientamento ai dettagli; buone capacità di seguire le attività; capacità di stabilire le priorità e di lavorare in modo efficace. Capacità di utilizzare le normali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, computer, stampante). Capacità di interagire con il pubblico e il personale in modo positivo e piacevole al telefono e di persona. Capacità di lavorare in modo indipendente e produttivo. Capacità di lavorare sotto pressione. Oltre ad essere cordiali, entusiasti e ad avere un atteggiamento positivo.

COMPETENZE INFORMATICHE

Per svolgere questo lavoro con successo, una persona deve avere un'esperienza pratica di MS Office Suite e della posta elettronica. Inoltre, deve avere una solida esperienza in materia di paghe/HRIS e sistemi contabili. Capacità di eseguire la digitazione a 10 tasti al tatto.

REQUISITI FISICI

I requisiti fisici qui descritti sono rappresentativi di quelli che il dipendente deve soddisfare per svolgere con successo le funzioni essenziali di questo lavoro. Possono essere adottate misure ragionevoli per consentire ai disabili di svolgere le funzioni essenziali. Durante lo svolgimento delle mansioni di questo lavoro, il dipendente deve regolarmente stare in piedi, camminare e sedersi. Sono richieste azioni motorie fini di mani, polsi e dita e la capacità di sopportare movimenti ripetitivi di mani, polsi e dita. È richiesta la capacità di usare le mani per manipolare le dita, maneggiare o sentire. Il dipendente deve essere in grado di raggiungere le mani e le braccia e di parlare, vedere e ascoltare. Al dipendente può essere richiesto di abbassarsi o accovacciarsi. Il dipendente deve occasionalmente sollevare e/o spostare fino a 25 libbre.

AMBIENTE DI LAVORO 

Le caratteristiche dell'ambiente di lavoro qui descritte sono rappresentative di quelle che il dipendente incontra nello svolgimento delle funzioni essenziali di questo lavoro. Possono essere adottate soluzioni ragionevoli per consentire alle persone con disabilità di svolgere le funzioni essenziali. Nello svolgimento delle mansioni di questo lavoro, il dipendente lavora regolarmente in un ambiente d'ufficio. Il livello di rumore nell'ambiente di lavoro è moderato.